Cursos sobre archivo de trámite y transferencia primaria se desarrollarán en la UAEH

Dirección de Comunicación Social, 25/Mayo/2013

Boletín Electrónico Informativo No. 353

*Serán itinerantes y visitarán cada una de las Escuela Superiores y Preparatorias e Institutos de la Universidad
*Con ellos se pretende hacer más eficientes todos trabajos relacionados con documentación

Pachuca de Soto, Hgo.- Como parte de la implementación del Sistema de Gestión Documental, este año se ha previsto una serie de cursos abiertos para la comunidad universitaria, bajo la denominación “Archivo de Trámite y Transferencia Primaria”, que serán impartidos en el Archivo General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH).

Los cursos están dirigidos a toda la comunidad universitaria y se dividen en 10 grandes bloques. El primero consta de 10 sesiones diarias de cinco horas cada una, para el cual se convoca a todas las unidades administrativas de la UAEH.

El responsable de la actividad y director del Archivo General de la UAEH, Abel Luis Roque López, adelantó que a partir de la última semana de mayo se iniciarán visitas a las unidades académicas, esto es, a la totalidad de los Institutos, Escuelas Preparatorias y Escuelas Superiores de la UAEH.

El objetivo central es brindar las posibilidades de capacitación a todo el personal para administrar de manera adecuada, homogénea y estandarizada sus archivos de trámite, es decir, los archivos con documentación activa ubicados en cada una de las oficinas. “La participación de la comunidad universitaria es medular, por la asistencia de 380 personas; habrá capacitación in situ en cada una de las unidades académicas de la institución”.

El curso es la base para la implementación del proyecto institucional de Sistema Institucional de Gestión Documental. El propósito de todos los universitarios –dijo Roque López–, marcado en el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) por nuestro rector, Humberto Veras Godoy, es la visibilidad a nivel internacional.

“Al Archivo General le corresponde toda esta parte de la gestión y la administración de la información institucional. Para poder tener esfuerzos eficientes hay que capacitar desde la base, donde se gestionan y crean los documentos, indistintamente de sus soportes –papel o electrónicos– y donde también se recibe información”.

Con lo anterior, se busca organizar y tener todo un ciclo de vida en la parte institucional, desde su recepción hasta su disposición final, la cual puede realizarse, incluso después de varios años, en el Archivo Histórico, como parte de la memoria institucional, o la emisión de su baja legal.

El curso se enfoca en cómo administrar el control de los documentos; las medidas de conservación para la información cotidiana se centran en los archivos de trámite y en la rendición de cuentas. “Esto es parte de la transformación de la cultura de la administración de la información, a fin de que tengamos procesos mucho más abiertos que nos permitan un flujo, un intercambio de información, que repercuta en ser más competitivos”, apuntó Roque López.

El Archivo General es una instancia dependiente de la Secretaría General de la UAEH. Antecedentes de la actividad documental institucional es el resguardo de la documentación generada por las áreas productoras. Resulta relevante la organización que algunas unidades administrativas de la Universidad han venido desarrollando, a la vez que se preocupan por hacer de sus archivos espacios eficientes, facilitadores de su quehacer institucional.

Luis Érick Ramírez