Preside UAEH generación de modelo para homologar criterios de clasificación de información

Dirección de Comunicación Social, 08/Abril/2018

Boletín Electrónico Informativo No. 185

*Mejores universidades en organización documental propusieron modelo  útil para todas las instituciones de educación superior

*Aprobación de la Ley General de Archivos en la Cámara de Senadores, establecerá la fecha para empezar a aplicar el esquema

Pachuca de Soto, Hidalgo.- A fin de cumplir con lo establecido en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como en la Ley General de Archivos, representantes de 10 universidades del país pertenecientes a la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (Renaies), que preside la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH), se reunieron en la Dirección de Archivo General de la máxima casa de estudios de la entidad, para proponer un modelo de instrumentos de control y de consulta archivísticos, que consiste en un cuadro general de clasificación y un catálogo de disposición documental.

El presidente de la Renaies, Abel Roque López, explicó que el objetivo de esta reunión extraordinaria fue tomar acuerdos para presentar dicho modelo ante el Consejo Nacional de Archivos, de manera que una vez que se apruebe, todas las universidades del país generen su cuadro general de clasificación y el catálogo de disposición documental. Esto permitirá la organización de la información de las instituciones de educación superior.

El cuadro general de clasificación sirve para tener una estructura para clasificar toda la información de una universidad, mientras que el catálogo retoma esa estructura y clasifica la información según su origen, ya sea pública, reservada o confidencial, además de especificar cuánto tiempo estuvo en archivo de trámite, en archivo de concentración y si la información es histórica o documental, detalló el director del Archivo General de la UAEH.

“Lo que vamos a hacer es un modelo para que haya esa referencia, y no cada institución tenga que ver cómo clasifica su información, sino que toda universidad tome ese modelo de referencia y tenga una guía lógica con base en la experiencia de las mejores universidades del país en términos de organización documental, como lo es la UNAM, la Universidad de Guadalajara, la Universidad de Aguascalientes, la Autónoma de San Luis Potosí, la Universidad de Sonora, el Instituto Tecnológico de Sonora, la UAEH y la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP)”, refirió el también miembro del Consejo Nacional de Archivos.

La académica del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Georgina Flores Padilla, puntualizó que la intención de homologar criterios para clasificar la información de las universidades, obedece a la necesidad de servir a la ciudadanía, contribuir a la transparencia de las instituciones y la gobernanza del país.

“Las universidades están vivas, todas ellas de cuando en cuando desaparecen o quitan alguna dependencia o la fusionan con otra; si bien tenemos las mismas funciones, los cuadros de clasificación de pronto sufren ajustes, estos cambios obviamente se ven plasmados en los cuadros de clasificación de las instituciones”, acotó.

Por parte del Instituto Tecnológico de Sonora, los encargados de la comisión de la creación del catálogo, informaron que el modelo será presentado en las próximas jornadas de junio, en la Universidad de Baja California. “Estamos tratando de hacer el trabajo lo más rápido posible y lo más viable para que nuestros compañeros de las universidades que están integradas a Renaies y también las que no, cuenten con un documento que les aporte a ellos una guía para poder crear o replicar sus cuadros documentales para la organización de sus documentos”.

El modelo está a la espera de ser aprobado en la Ley General de Archivos por la Cámara de Senadores, y a partir de ello será posible aplicar dicho modelo. “La aplicación del cuadro documental ya es un pendiente, de hecho en la normatividad de la Ley de Transparencia ya hay un formato que nos pide un cuadro de clasificación, sin embargo, por la misma desinformación que tenemos los universitarios que hacemos la gestión de archivistas, no lo hemos terminado. Si bien la ley nos provee ciertos lineamientos para crear un cuadro, la Ley General de Archivos nos dará ya la pauta específica de cómo estará establecido, bajo la unificación de nuestros criterios, que es lo que vamos a presentar como producto”, explicaron.

El jefe de Archivo de trámite de concentración de la Universidad de Guadalajara (UdeG), Francisco José Zamora Briseño, subrayó que no se puede hablar de transparencia, si no existen archivos organizados, al recalcar que para todos los órganos públicos y privados es obligatorio contar con un modelo de instrumentos de control y de consulta archivísticos.

Mencionó que en la universidad que representa el modelo de organización se basó en una metodología que considera el Archivo General de la Nación. “Lo que queremos es compartirles nuestra experiencia, cómo llegamos a la conclusión de estos instrumentos, cómo los elaboramos y ya en conjunto con todo lo que es la Renaies, buscar la forma de mejorarlo”, indicó.