Elaboración del manual de organización y procedimientos del invernadero

hidropónico de jitomates. Santa María, en Epazoyucan, Hidalgo.

Teresa de J. Vargas Vega

Guillermo A. Vargas Santana

Área Académica de Contaduría

INTRODUCCIÓN          

El presente artículo nos ofrece un análisis del proyecto que busca mejorar la situación actual de la microempresa "Invernadero Santa María" dedicada al cultivo de jitomate bajo el proceso denominado hidroponía.

El invernadero no cuenta con método administrativo alguno y ha estado funcionando con administración empírica teniendo menos posibilidades de aumentar su crecimiento y diversificación.

Por lo cual se presenta una propuesta de un documento oficial que abarca un manual de organización y de procedimientos, que delimite de una manera adecuada todos los aspectos relacionados con la misma y de esa manera exponer con detalle la estructura organizacional, señalando los puestos y la relación que existe entre ellos; así mismo explica los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de cada una de las unidades orgánicas.

Por medio de este trabajo se mejorará la organización financiera del invernadero y se establecerán los medios que incrementarán la rentabilidad que le permita consolidarse y crecer en un mediano y largo plazo.

1.1 CONCEPTO DE HIDROPONIA

Hidroponía es un término que tiene raíces griegas: "Hydro" = agua y "ponos" = trabajo; y sencillamente significa "el trabajo en agua".

Hidroponía se define como la ciencia de cultivo de plantas sin el uso de tierra, pero con uso de un medio inerte, como arena gruesa, turba, vermiculita o aserrín al que se agrega una solución nutriente que contiene todos los elementos esenciales requeridos por la planta para su crecimiento normal y desarrollo. Puesto que muchos métodos hidropónicos emplean algún tipo de medio que contiene material orgánico como turba o aserrín, son a menudo llamados "cultivos sin suelo", mientras que aquellos con la cultura del agua serían los verdaderamente hidropónicos.

1.2 HIDROPONIA EN EPAZOYUCAN, HIDALGO

En Epazoyucan, la hidroponía se da a finales de la década de los noventa al través del cultivo de jitomate principalmente en la zona de Nopalapa y en la cabecera municipal.

La administración municipal pasada fue la impulsora de crear invernaderos hidropónicos de jitomate y la actual administración encabezada por la Lic. Carmina Ortiz de la Rosa, tiene el compromiso y el entusiasmo de mejorar las condiciones de los invernaderos hidropónicos actuales y crear un mayor número de invernaderos hidropónicos.

1.4 ANTECEDENTES DEL INVERNADERO "SANTA MARÍA"

La empresa "Invernadero Santa María" se inicia en el año del 2002 específicamente en el mes de febrero como resultado de la idea y unión de 4 mujeres entusiastas: Salustia López Hernández, Marcelina Peralta Mayorga, Ma.Elena Peña Ortiz, Araceli Camacho Cortés; que tuvieron la visión de desarrollar un invernadero de jitomate bajo la técnica de la hidroponía.

La idea de iniciar con un invernadero de jitomate hidropónico surge a raíz de la visita del Señor Anselmo Aguilar, quién en ese momento era el encargado de la Dirección de Fomento Agropecuario del municipio de Epazoyucan, Hidalgo y quien les propone que se junten para instalar un invernadero de jitomate bajo la relativamente nueva técnica de la hidroponía, esta plática tuvo un gran impacto en la vida de las Señoras ya que fueron convencidas de iniciar esta nueva gran aventura.

Una vez que recabaron los recursos financieros, el grupo de señoras, pudo concretar sus sueños emprendedores y así fue como se dió inicio a este proyecto.

La condición económica en un principio no fue la mejor, prueba de ello fue el hecho de que las propietarias tuvieron que aplanar con sus propias manos el terreno para que éste fuera adecuado y apto para un invernadero.

El terreno en el cuál decidieron instalar el invernadero pertenecía al Señor Felipe Callejas, esposo de una de las dueñas, Marcelina Peralta Mayorga y fue adquirido por las dueñas del invernadero el día 27 de septiembre del 2002 con un valor de $18,360. Del cuál solamente pagaron la cantidad de $3,360, ya que el mismo Señor Felipe Callejas les donó la cantidad de $15,000. La inversión inicial de las 4 propietarias fue de $11,804.15.

Figura 2. Construcción del invernadero

La capacitación y asesoría técnica fue otorgada por parte del Ingeniero Agrónomo Humberto Pérez Pérez, Director General de Agrovillas de Hidalgo, S.A. de C.V., quién les enseño la técnica de la hidroponía por sistema de riego.

 

Figura 3. Avance de la Construcción

A su vez, esta empresa se convirtió en su proveedor, siendo esta la que le vendió 300 macetas de jitomates de 6 cm. a $1.50 (un peso con cincuenta centavos).

 

Figura 4. Inicio del Cultivo de Jitomate

En la primera cosecha tuvieron una producción de 1,178 kilogramos aproximadamente, teniendo una venta total de $5,894.75 (Cinco mil ochocientos noventa y cuatro pesos con setenta y cinco centavos).

El jitomate se vende en la misma localidad de Santa María Nopalapa, teniendo como puntos de venta 2 tiendas y el mismo invernadero.

La comunidad de Santa María Nopalapa cuenta aproximadamente con 290 habitantes.

La competencia directa es el invernadero hidropónico de jitomate del señor Fidel Aguilar que cuenta con 400 mts2.

El tiempo de cultivo del jitomate es de aproximadamente 3 meses.

La inauguración formal del invernadero Santa María fue el 20 de mayo del 2002, en la cuál asistió el Señor Anselmo Aguilar, en representación de las Autoridades Municipales, así como gran parte de la comunidad.

1.5 SITUACIÓN ACTUAL DEL INVERNADERO "SANTA MARÍA"

Actualmente el invernadero Santa María se encuentra ubicado en la Carr. Principal Camino al Campo de Fútbol de Santa María Nopalapa, Epazoyucan, Hidalgo.

La proporción del terreno es de 13.5x11.5 mts., es decir de 155.25 mts2 y el cascaron del invernadero es de 70 mts2 (7x10mts.).

La administración del invernadero es totalmente empírica ya que no se lleva al cabo ningún paso del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control), así como ningún registro contable, todo se lleva en una libreta en la cuál se incluyen registros de otros negocios, como por ejemplo el de la venta de chalupas, lo que propicia la desorganización del negocio.

El Capital actual con que cuenta la microempresa es de $30,684 el cuál todo esta invertido.

Actualmente cuenta con 234 macetas de jitomate de tipo saladette.

Los principales clientes son los miembros de la misma comunidad a la cuál se le vende el jitomate de $5 a $7 el kilo dependiendo el tamaño y la calidad; el jitomate que se vende es conocido como jitomate charanda o específicamente denominado también jitomate saladette.

El proveedor directo de macetas de jitomate saladette es Agrovillas.

1.8 OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

Propiciar ante terceros y al personal información clara y precisa sobre la estructura de la empresa.

Precisar las funciones encomendadas a cada puesto para deslindar responsabilidades.

Evitar duplicidad y omitir funciones.

Es un instrumento para orientar al empleado en el desarrollo de sus actividades.

Ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.

Facilitar al personal de nuevo ingreso su incorporación.

Aumentan la eficacia de los trabajadores indicándoles que es lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.

Facilitan las labores de auditoría, en la evaluación de control interno.

1.9 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

A través de un diagnóstico se pudo determinar la situación actual de la microempresa, así como los puntos necesarios para elaborar la planeación y desarrollo de un documento de tipo administrativo que delimitará de manera fácil y sencilla las actividades que en el invernadero se realizan.

El Manual de Organización y Procedimientos del Invernadero Santa María consta de: logotipo, visión, misión, objetivo general, objetivos particulares, valores, políticas generales, normas generales, normas de seguridad, políticas de calidad, política salarial, capacitación y asesoría, estructura organizacional (organigrama, áreas fundamentales y áreas de tipo consultor), recursos humanos, instalaciones, recursos materiales, descripción de puestos, descripción de procedimientos, diagramas de flujo de cada una de las descripciones de puestos y de procedimientos.

Cada uno de los conceptos anteriores tienen su fundamento en la urgente necesidad de tener algún sustento administrativo de lo que se debe hacer y cómo se debe hacer en esa microempresa, así como quién lo debe hacer.

1.9.1 VISIÓN

Ser una micro-empresa que cumpla con la satisfacción inmediata de nuestros clientes a través de la calidad y prestigio de nuestros jitomates.

1.9.2 MISIÓN

Llegar a ser el mejor invernadero hidropónico de jitomates del municipio de Epazoyucan, Hidalgo.

1.9.3 OBJETIVO GENERAL

Cultivar jitomates que satisfagan continua y plenamente las necesidades de nuestros consumidores.

1.9.4 OBJETIVOS PARTICULARES

-Ofrecer un producto de alta calidad.

-Tener posicionamiento dentro del mercado local.

-Tener un mayor volumen de ventas y con esto aumentar nuestra producción.

-Incrementar el rendimiento.

1.9.5 VALORES

Esfuerzo, creatividad, honradez, responsabilidad, lealtad y generosidad.

1.9.6 POLÍTICAS GENERALES

Las Políticas generales consisten en criterios generales que encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

Las Políticas Generales del invernadero son:

-Hacer uso de un lenguaje apropiado

-Dirigirse con respeto a todos los compañeros de trabajo

-Hacer uso adecuado de las instalaciones

-Asistencia

1.9.7 NORMAS GENERALES

Las Normas Generales del invernadero son acciones específicas no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

Las Normas Generales del invernadero son:

-No fumar

-No consumir bebidas alcohólicas o estupefacientes

-No realizar actos vandálicos o que induzcan a la violencia

-No efectuar actos inmorales

-No robar material y ni cosas ajenas

-No se permite la destrucción del mobiliario y equipo del invernadero

1.9.8 NORMAS DE SEGURIDAD

Las Normas de seguridad son:

-Conocer correctamente la ubicación exacta de las entradas y salidas de las instalaciones

-Saber utilizar correctamente el extinguidor y el equipo de emergencia, así como su ubicación exacta.

-Mantener la calma en caso de siniestros

-Darle un uso adecuado al equipo y material de trabajo

1.9.9 POLÍTICAS DE CALIDAD

Las Políticas de calidad nos ayudan a brindar un producto confiable y de calidad al través de:

Capacitación permanente del personal

Trabajo en equipo

Mejora continua

Modernización de instalaciones y equipos

Cuidado del medio ambiente

1.9.10 POLÍTICA SALARIAL

El invernadero Santa María pagará a sus empleados a través de una nómina de manera mensual, la cuál será pagada por medio del área de Administración.

Esta nómina será igual para las 4 integrantes y consta de la repartición de las ganancias mensuales que se hayan obtenido de la venta del jitomate.

1.9.11 CAPACITACIÓN Y ASESORÍA

Asistir por lo menos una vez al año a un curso sobre la hidroponía ya que actualmente se están dando muchos avances en este ámbito.

Debido a los costos de los cursos sobre invernaderos hidropónicos, se tomarán cursos gratuitos con el fin de no afectar la economía de las inversionistas.

Existen varias asociaciones así como dependencias gubernamentales que ofrecen una gran variedad de cursos gratuitos; tal es el caso de la Asociación Hidropónica de México, la Asociación de Rita Gannen, el centro de Invernadero del ISSSTE y de la Fundación Hidalguense.

La Asesoría ha sido y seguirá siendo a través de los Ingenieros Agrónomos de la organización denominada Agrovillas de Hidalgo, S.A. de C.V.

1.9.12 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

INVERNADERO SANTA MARÍA

FECHA: 4 DE DICIEMBRE DEL 2003.

ELABORO                                                       REVISÓ Y AUTORIZÓ

Figura 5. Organigrama

ÁREAS: ADMINISTRACIÓN, TESORERÍA, PRODUCCIÓN Y CONTRALORÍA

Administración: es el área encargada de la administración general y total del invernadero, así como de coordinar y controlar la planeación y desarrollo de los recursos humanos de la organización así como de las áreas de tesorería, producción y contraloría.

Tesorería: es el área encargada de los ingresos y egresos del invernadero.

Ingresos: son los incrementos brutos de activos o disminución de pasivos experimentado por el invernadero, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales.

Egresos: son las salidas o gastos que tiene el invernadero durante un periodo contable como resultado de las operaciones.

Producción: es el área que lleva al cabo todo el proceso general del cultivo hidropónico de los jitomates en el invernadero así como de supervisar el desarrollo de la líneas de producción.

Contraloría: es el área encargada de supervisar cada una de las áreas del invernadero.

ÁREAS DE TIPO CONSULTOR

Debido a la necesidad de contar con personas capacitadas y preparadas en las áreas de agronomía y contabilidad, el invernadero Santa María hará uso de consultores especializados en la materia.

Asesor Contable: es el apoyo externo directo que tiene el invernadero Santa María con relación a los aspectos contables que le afectan.

Asesor Agrónomo: es el apoyo externo directo del invernadero en relación a todo el aspecto agrícola.

1.9.13 RECURSOS HUMANOS

Los Recursos Humanos son el principal factor de cualquier organización ya que son los que realizan y operan todas y cada una de las actividades que se realizan en la misma.

Debido a las características específicas y técnicas del invernadero antes mencionadas el factor humano esta integrado de la siguiente manera:

1 Administrador General

1 Tesorero

1 Jefe de la Producción

1 Contralor

1.9.14 INSTALACIONES

Terreno: el terreno cuenta con una dimensión de 155.25 mts2. (13.5x11.5mts.).

Cascarón: cuenta con una estructura de metal que abarca los 70 mts2. (7x10 mts.) y que esta cubierta por 4 mallas tapadas con lona a los lados y con un techo del mismo material de la lona.

1.9.15 RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales con los que cuenta la organización son los siguientes: una bascula, una mesa, 238 macetas, un sistema de riego, 4 cajas de madera, un extinguidor, 5 cubetas, 5 cubetas de microelementos y nutrientes, bolsas de plástico, unas tijeras, una bomba fumicida , 5 libretas.

1.9.16 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

La Descripción de Puestos es la forma escrita en que se consignan las funciones, actividades y procedimientos que deberán realizarse en un puesto.

Es preciso señalar que en la descripción de puesto se detalla de igual manera: el objetivo general , la ubicación del lugar de trabajo, las tareas generales y específicas, la relación con otros puestos, la localización, los requisitos necesarios para cubrir el mismo, el horario, la unidad de mando y por supuesto la responsabilidad de quien lo elaboró y autorizó.

En el presente manual se describen 4 puestos básicos ( Administrador General, Tesorero, Jefe de Producción y Contralor) y 2 de tipo consultor (Asesor Agrónomo y Asesor Contable).

Con la descripción de puestos se corrigen muchos problemas como: Duplicidad de funciones, se precisan las actividades de cada puesto, se delimitan y especifican responsabilidades, se respeta la unidad de mando.

A continuación se incluyen las descripciones de los puestos incluidos en el organigrama.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (ADMINISTRADOR (A) GENERAL)

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (TESORERO (A))

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (JEFE(A) DE PRODUCCIÓN)

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (CONTRALOR (A))

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TIPO CONSULTOR (ASESOR AGRONÓMO)

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TIPO CONSULTOR (ASESOR CONTABLE)

CONCLUSIONES

La Hidroponía es la ciencia del cultivo de plantas sin el uso de tierra. La Hidroponía existió desde las primeras civilizaciones y fue empleada como tal hasta mediados del siglo XIX.

La Técnica de cultivar especies al través de la hidroponía ha mejorado y cada día es una oportunidad que se hace más rentable para todas aquellas personas que quieren cultivar algún producto sin la necesidad de contar con grandes extensiones de tierra. No se requiere ser un gran experto en agronomía para poder mantener adecuadamente un invernadero.

El Cultivo de jitomate hidropónico en México es una técnica demasiado sencilla, fácil y barata y es una técnica de cultivo que esta al alcance de todos y que tiene sus avances día con día.

El Sistema de riego es el más utilizado por los invernaderos hidropónicos debido a su capacidad de poder instalarse en pequeños espacios así como de funcionar con el mínimo material (un sistema de riego, un tanque de 1,000 litros).

El manual de organización y de procedimientos es una ayuda para que de forma sencilla y práctica puedan mejorar la situación administrativa, técnica, productiva, comercial y financiera del invernadero. Por medio del manual, el invernadero tendrá bien definida su estructura organizacional.

A través del presente manual se constató que las necesidades urgentes del invernadero son: aplicar un método administrativo, un calentador automático, tener un mayor volumen de ventas a través del incremento de la producción.

Las instituciones públicas como las organizaciones civiles han tenido un enorme interés por fomentar la creación de invernaderos hidropónicos así como de invertir gran parte de su presupuesto en la agricultura y todo lo referente a la misma.

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